בין אם אתם עסק קטן בתחילת דרכו, חברה מבוססת או מוסד ציבורי – הפקת שיקים והזמנתם היא חלק בלתי נפרד מהתנהלות פיננסית שוטפת. בעידן של פתרונות ממוחשבים ואפשרויות עיצוב בלתי מוגבלות, קל להניח שהכול מתבצע "על אוטומט", ושאין באמת צורך לבדוק לעומק את תהליך ההזמנה. אך האמת שונה בתכלית. הזמנת צ'קים מודפסים היא פעולה מהותית, רגישה ולעיתים גם מורכבת, ולכן חשוב לבצע אותה תוך בדיקה מדוקדקת של מספר פרמטרים – שיכולים להשפיע על בטיחות התשלומים, התאמה לבנק, נראות מקצועית ואף על עמידה בחוק.
 

החשיבות של דיוק בפרטים

צ'ק אינו רק פיסת נייר. הוא מסמך רשמי בעל ערך משפטי וכספי, הנושא עליו מידע קריטי – פרטי חשבון, שם העסק, סכום, תאריך, חתימה ולעיתים גם מידע אישי או מסחרי רגיש. דיוק בפרטים שעל הצ'ק אינו פריבילגיה – אלא חובה. כל טעות, ולו הקטנה ביותר, עלולה להוביל לדחייה של הצ'ק בבנק, לנזק תדמיתי, או אף לאובדן כספי. לכן, רגע לפני שמאשרים הזמנת צ'קים מודפסים, חשוב לוודא שהפרטים הגרפיים, מספר החשבון, פרטי הבנק, פורמט השיק והתבנית – כולם נבדקו ואושרו. בנוסף, יש לוודא שתואם הצ'ק לדרישות הבנק שבו מתנהל החשבון – שכן כל בנק עשוי לדרוש עיצוב מסוים, צורה של פס מגנטי, או מיקום שונה של תאריכים וחתימות. על מנת להיות בטוחים שכל קריטריונים אלו נלקחים בחשבון, מומלץ לבצע את ההדפסה עם חברה מקצועית ובעלת ניסיון רב שנים כמו טופ פרינט.
 

אבטחה מעל הכול – צ'ק הוא לא רק נייר

אחד התחומים הרגישים ביותר בהפקת צ'קים הוא תחום האבטחה. זייפני צ'קים פועלים כל הזמן, ומחפשים אחר עותקים שניתן לשכפל או לשנות. לפיכך, הדפסת צ'קים מתבצעת כיום על ניירות מיוחדים הכוללים סימני ביטחון – החל ממיקרו-טקסטים, דרך פסי מגנט, ועד סימני מים נסתרים לעין. איכות נייר ירודה או הדפסה לא מקצועית עשויים להפוך את הצ'ק לפריץ, ובעצם לא בטוח. לפני כל הזמנת צ'קים מודפסים, חובה לוודא שהספק מדפיס על נייר מאובטח, שעומד בתקן הבינלאומי לאמצעי תשלום. בנוסף, רצוי לבקש לראות דוגמה פיזית של הצ'ק לפני שמאשרים סדרת הדפסה מלאה, כדי לוודא איכות, אמצעי הגנה, דיוק בצבעים ונראות כוללת. ספק מקצועי ואמין יספק את כל אלה מראש, מבלי שתצטרכו לבקש.
מעבר לנושא האבטחה, יש גם היבט חוקי ברור. שיקים הם מסמכים בעלי ערך משפטי, ולכן חשוב לוודא שההדפסה נעשית בהתאם להנחיות בנק ישראל ולחוקי הסדרת התשלום. חלק מהדרישות כוללות אופן הצגת פרטי הבנק, סידור השדות על פי תקן, שימוש בגופנים קריאים ומוגדרים מראש, והדפסה על גבי נייר תקני בלבד. חברות הדפסה מקצועיות מקפידות על התאמה מלאה לחוק, ואף מציעות ייעוץ בשלב ההזמנה. עם זאת, האחריות הסופית חלה על הלקוח – ולכן חשוב לבדוק, לשאול ולוודא כל פרט לפני האישור הסופי. מקרה של הדפסה לא תקנית עלול להוביל לדחיית הצ'קים בבנק – וגם לפגיעה באמינות העסק.
 

התאמה לתוכנה הפיננסית

עבור עסקים שמשתמשים בתוכנות להפקת שיקים, כגון אינטרצ'יק, אוטופונט או מערכות ERP שונות, יש חשיבות גבוהה להתאמה מלאה בין הפורמט המודפס לבין התבנית המוגדרת בתוכנה. כל סטייה – אפילו של מילימטרים בודדים – עלולה לגרום לכך שהשדות יודפסו במקומות הלא נכונים, מה שיוביל לשיבוש או לעיכוב משמעותי. הזמנת שיקים שנעשית ללא וידוא מראש של הפורמט עלולה להסתיים בהפסד כספי, שכן לא ניתן להשתמש בצ'קים שלא "מתיישבים" עם התוכנה. לכן, רגע לפני שמאשרים הזמנת צ'קים מודפסים, יש לשתף את ספק ההדפסה בקובץ פורמט לדוגמה, או לכל הפחות להצהיר על סוג התוכנה שבה אתם משתמשים – כדי למנוע טעויות יקרות.
אז בפעם הבאה שאתם שוקלים לחדש את מלאי הצ'קים – עצרו רגע, עברו על הנקודות שדיברנו עליהן, ותנו לעצמכם את הביטחון שאתם בידיים טובות. כי תשלום בטוח – מתחיל תמיד בשיק מודפס נכון. להזמנת צ'קים מטופ פרינט צרו איתנו קשר ישירות דרך האתר.