בעולם העסקי המודרני, שבו כל פעולה חייבת להתבצע בדיוק מירבי ובזמן, שיטות התשלום משתנות ומשתכללות בהתאם. שיק, למרות היותו כלי תשלום מסורתי, נשאר רלוונטי גם כיום, בעיקר בעסקים המנהלים תשלומים רבים לגורמים שונים. אך האופן שבו מפיקים את השיק – זה כבר סיפור אחר. בעבר, הדפסת שיקים ידנית הייתה הדרך היחידה והנפוצה להוציא תשלום. כל שיק מולא בכתב יד או הוזן ידנית במדפסת פשוטה, לעיתים עם צורך בחתימה פיזית, והיה צורך לעבור על כל פרט בקפידה. לעומת זאת, הדפסת שיקים ממוחשבים עם חברת טופ פרינט היא הפתרון שמציע לעסק שליטה, סדר, ביטחון ומהירות – שילוב מנצח ששם קץ לטעויות ולכפילויות.
 

מהי הדפסה ידנית ולמה השתמשו בה בעבר?

הדפסה ידנית של שיקים נשמעת כמו פעולה פשוטה, אך בפועל מדובר בתהליך שמכיל לא מעט שלבים רגישים. כל שיק שהיה יוצא מחברת הנהלת החשבונות או ממחלקת התשלומים, היה נכתב ביד או מוקלד במכונת כתיבה או מדפסת רגילה, והיה צורך לוודא שכל פרט בו נכון – שם מקבל, סכום, תאריך, תיאור העסקה ולעיתים גם חתימה פיזית. כל טעות קטנה דרשה ביטול של השיק והפקה מחודשת. הבעיה העיקרית של השיטה הזו טמונה באלמנט האנושי – לא משנה כמה העובד מיומן, עדיין שגיאות קורות: טעות כתיב בשם, סכום שגוי, שיק שמתפספס, או חוסר התאמה בין המסמך לבין המידע שמוזן בדו"חות. מעבר לכך, שמירה על סדר, ארכוב והוצאת דוחות הפכה לאתגר. כל תשלום דרש תיעוד פיזי, ניהול תיקים ידני, והעבודה לא פעם הפכה למסורבלת. עם הזמן, ככל שכמות התשלומים גדלה ודרישות הרגולציה גברו, התברר ששיטה ידנית כבר לא מתאימה לעסקים המודרניים. כאן נכנסה לתמונה האפשרות של הדפסת שיקים ממוחשבים – מהפכה שקטה אך יעילה במיוחד.
 

הדפסת שיקים ממוחשבים – נוחות עם מהות חדשה

המעבר לעבודה ממוחשבת בתחום הפקת השיקים שינה את כללי המשחק. כבר לא מדובר רק בנוחות, אלא בכלים מתקדמים שמבוססים על אוטומציה, חיבור למערכת הנהלת חשבונות, אבטחת מידע ברמה גבוהה, והקטנת הסיכון לטעויות אנוש.
הדפסת שיקים ממוחשבים מתבצעת מתוך מערכת ייעודית שמחוברת לרוב למערכת הנה"ח של העסק. המידע מוזן פעם אחת בלבד, והמערכת דואגת למשוך את כל הפרטים המדויקים לשיק: שם הספק, מספר תשלום, סכום מדויק, תאריך, ואפילו פירוט העסקה. בלחיצת כפתור, השיק יוצא מודפס, רשום לפי הכללים, ועל פי דרישות הבנק או הרשויות. המערכת אף יודעת לשמור היסטוריה של תשלומים, למנוע כפילויות, להפיק דוחות לפי חודשים או ספקים, להתריע על חריגות ולהתממשק עם מערכות נוספות. כך, כל שיק שנשלח – הוא חלק מתהליך שלם, שקוף, עקבי ומאובטח.
 

אבטחת מידע – קריטית יותר מאי פעם

אחד ההיבטים המהותיים בהשוואה בין הדפסה ידנית לממוחשבת הוא נושא האבטחה. כאשר שיק נכתב ביד, אין שום בקרה חיצונית על מה שנכתב עליו, לא קיימת בקרה טכנולוגית, ולעיתים אפילו לא נדרש אישור נוסף. שיטה זו חשופה לטעויות, זיופים וגניבת פרטים. לעומת זאת, הדפסת שיקים ממוחשבים נעשית על גבי ניירות ייחודיים עם סימני אבטחה מובנים, שימוש בדיו מיוחד, ותוך שליטה מלאה במערכת המחשוב. ישנם שיקים שמשלבים אפילו הדפסות נסתרות, ברקודים ואמצעים לזיהוי כפול. החתימה עצמה יכולה להיות דיגיטלית, כלומר כזו שלא ניתן לשכפל או לזייף בקלות. אבטחת המידע הדיגיטלי של השיקים גם מוגנת באמצעות הרשאות, הצפנה, וגיבוי מלא, כך שהמערכת שומרת לא רק על המסמכים עצמם, אלא גם על השלמות התהליכית והנתונים שבבסיס כל שיק.
 

שליטה מלאה ובקרה מתקדמת

כאשר מפיקים שיקים ידנית, קשה מאוד לשלוט על המערכת בצורה מדויקת. קשה לעקוב אחר תשלומים קודמים, לאתר חריגות, או לבדוק מי הפיק איזה שיק ומתי. כל זה מתבצע על סמך תיעוד ידני, ניהול קלסרים והצלבות מייגעות. במערכת ממוחשבת לעומת זאת, כל תשלום מתועד, נרשם במערכת, נשמר לעיון עתידי וניתן לדיווח בכל רגע נתון. קל להפיק דוחות מפורטים לפי תאריכים, מחלקות, ספקים, או קטגוריות תשלום. המערכת אפילו מתריעה כשיש תשלום כפול או נתון לא הגיוני. הדפסת שיקים ממוחשבים נותנת לעסק עיניים בגב – אפשרות לדעת בכל רגע נתון מה יצא, למי, מתי, ואיזה מסמך מלווה את התשלום.
אם גם אתה רוצה להפוך את מחלקת הכספים שלך למדויקת, יעילה ומתקדמת – הגיע הזמן לשדרג את אופן הפקת השיקים שלך. כי שיק טוב – מתחיל בשיטה חכמה. לקבלת הצעת מחיר צרו קשר עם טופ פרינט עוד היום.